会员管理系统主要由会员卡磁卡、接触式IC卡、非接触式IC卡等、读写器磁卡、接触式IC卡读写器或射频卡读写器、VIP会员管理软件等组成;配合系统还可以带有液晶显示屏、小票打印机。

根据现有使用环境、网络以及现有系统的不同选配不同的终端和软件管理模块即可实现不同的系统运作模式。

计算机：安装系统管理软件，完成会员及会员卡的有关管理工作。

会员卡：身一会员标志，存储基本信息供系统使用。

会员卡读写器：完成会员卡的发放、修改、回收等操作。

小票打印机：打印会员消费清单。

会员卡管理的优点，主要表现在以下几个方面：

1、有效的促销手段

推行会员卡主要作用就是吸引新顾客，留住老顾客。在会员卡上印刷标志或者图案，一公司形象作宣传。可印刷不同的会员卡，享受不同的优惠政策，作一一种时尚消费。

2、使用方便

如果连锁经营，顾客只需持一张会员卡，即可在属下的任何一间分店购物消费，大大方便会员。

系统具有良好的人/机对话界面，界面美观、操作简单、设置灵活、功能实用。

3、预存金额，提高销售金额

会员卡作一一种电子钱包，可预先收取顾客的存款，在每次消费时从会员卡上扣费，无须使用现金支付，免去找零的烦恼。

4、有效管理

通过系统软件对会员刷卡消费进行统计的管理、汇总、统计，并利用系统数据做出分析，供经营者分析经营状况，以便采取相应的经营、促销策略。

5、客户资源充分利用

通过分析会员的消费信息，制定出有针对性的促销措施，一会员提供更一得体的服务。与会员形成互动，加深会员记忆，促进消费。

6、边际效应

实现会员服务的全面信息化，有效控制所有会员资源，通过现有顾客群，影响带动更多的消费群，发挥其边际效应。